Une réunion d’une heure à huit personnes coûte huit heures de travail à l’organisation. La première compétence de l’animateur est de savoir quand ne pas réunir.

Les trois bonnes raisons de réunir

• Décider à plusieurs, quand la décision engage plusieurs services.
• Résoudre un problème qui demande de croiser les points de vue.
• Coordonner des actions qui dépendent les unes des autres.

Quand la réunion est inutile

• Pour transmettre une simple information : une note ou un message suffit.
• Quand la décision est déjà prise : annoncez-la, ne faites pas semblant de consulter.
• Quand les personnes qui peuvent décider sont absentes.
• Quand rien n’a changé depuis la dernière fois : annulez la réunion périodique.

Le test en une phrase

Avant de convoquer, complétez cette phrase : « À la fin de cette réunion, nous aurons… » Si vous ne trouvez pas un résultat concret (une décision, un plan, une répartition), ne convoquez pas.

Qui inviter ?

Seulement ceux qui décident, ceux qui apportent une information indispensable et ceux qui exécuteront. Les autres recevront le relevé de décisions. Au-delà de huit participants, on informe plus qu’on ne décide.